10 conseils pour préparer son salon comme un pro

Les salons professionnels sont de belles opportunités de présenter son activité ainsi que des idées cadeaux originales pour les fêtes de fin d'année. Participer à un salon ou à un marché de Noël, cela se prépare et s'organise.

Je vais vous donner mes 10 conseils pour les préparer et surtout pour avoir un maximum de résultats.

1- Connaître les aspects réglementaires

Les règles et les principes qui s’appliquent aux salons sont définis aux articles L. 762-1 à 762-3, R.762-1 à R.762-14 et A.762-1 à A.762-18 du code de commerce.

- Les Vendeurs à Domicile qui participent à un salon ne sont pas autorisés à vendre des produits s’ils exercent leur activité sous le statut VDI. Ce statut précise que la vente doit être effectuée dans un lieu qui n’est pas habituellement réservé au commerce. Seuls les vendeurs ayant un statut d’agent commercial ou de commerçant sont habilités à vendre lors des salons permettant la vente directe de produits.

- Les exposants doivent à leur frais, prendre une assurance individuelle pour couvrir leur responsabilité civile envers les tiers ainsi que les les risques pour les biens (=RC Pro) et fournir le justificatif à l'organisateur.

- Le droit de rétractation n’est pas applicable dans une foire ou un salon : À partir du 1er mars 2015, les exposants qui vendent des produits ou des services dans le cadre d’une foire, d’un salon ou d’une manifestation commerciale doivent informer les consommateurs qu’ils ne bénéficient pas du droit de rétractation. Cette information doit être affichée, de manière visible pour les consommateurs, sur un panneau d’un format A3 minimum, comportant un texte imprimé dans une taille de caractère de corps 90 minimum, avec la phrase suivante : « Le consommateur ne bénéficie pas d’un droit de rétractation pour tout achat effectué sur ce stand »

- La plupart du temps, l'organisateur vous fera signer un règlement lié à l'évènement, vous engageant à respecter les règles et obligations.

2- Déterminer ses objectifs

Avant de s'engager à participer à un salon, il est important de se demander : pourquoi souhaitez-vous participer à un salon professionnel ?

Il y a de nombreux avantages effectivement :

• vendre vos produits

• avoir de nouveaux prospects,

• faire connaître votre marque/entreprise,

• rencontrer en personne des clients actuels et potentiels,

• présenter votre concept, vos produits/services,

• présenter votre opportunité de travail,

• recruter de nouveaux partenaires ...

Une fois vos objectifs déterminés, vous pourrez plus facilement vous projeter.

3- Déterminer son budget

Participer à un salon nécessite de l'investissement financier. Il est donc important de définir quel sera le budget que l'on souhaite consacrer à cet évènement, ainsi que ses objectifs financiers en termes de chiffre d'affaires.

- Le tarif du salon : quel est le prix demandé par l'organisateur pour louer un stand sur le salon? Le tarif comprend-il également une table, des chaises, l'électricité ou autres options ?

Pensez à négocier le tarif surtout si vous avez le statut de VDI)

- Les frais de transports et d'hébergement : A combien de kilomètres se situe le lieu de l'évènement ? Quel budget prévoir en essence, en péage et frais d'entretien de votre voiture ? Avez-vous besoin d'un hébergement ? Si oui, où et à quel tarif ?

- Les frais de restauration : Pouvez-vous manger sur place ? Avez-vous le droit d'amener votre "pique nique" ? Y aura-t-il des tarifs spécifiques pour les exposants ou le repas est-il également compris dans le tarif de la journée ?

- Le stock de produits : si vous avez le droit de vendre sur votre stand, que devez vous prévoir comme stock de produits ? Quels produits ? En quelle quantité ? Quel budget est acceptable pour vous ?

- Vos outils de communication : De quels outils de communications aurez-vous besoin ? Cartes de visite, flyers, affiches, écrans, roll up ou kakémono ... Quel sera le budget ? Quand les recevrez-vous et comment ? (frais de livraison classique ou rapide, livraison par La Poste ou une entreprise privée)

Allez-vous organiser une tombola ? Aurez-vous besoin de support pour recueillir les coordonnés des prospects ?

- L'agencement de votre stand : De quoi avez-vous besoin pour votre stand ? Table, chaises, nappes, décorations, boites pour transporter votre matériel, accessoires pour vos présentations (miroir, serviettes jetables, gobelets, ...), gel hydroalcoolique. N'oubliez pas compter tout ceci dans votre budget !!

- Autres frais : peut-être aurez-vous d'autres frais annexes, comme des cadeaux ou goodies à offrir, des documents publicitaires de votre société ou informatifs tels que les dépliants "j'ai un job pour toi".

4- Etre stratégique

Maintenant que vous avez choisi votre salon et que vos objectifs sont posés ainsi que votre budget, il est important de s'organiser !! Commencez par déterminer un plan d'action en listant les tâches et actions à réaliser. Avec cette liste, vous pourrez créer votre rétroplanning : organiser vos tâches dans un ordre précis et avec des dates de réalisation selon le temps que vous aurez avant la date de l'évènement. Vous pourrez ensuite reporter ces diverses tâches dans votre agenda.

N'hésitez pas à faire un suivi régulier de l'avancement de la préparation de votre salon avec une checklist à cocher, un thermo-objectif à afficher, ou bien encore avec une application (Notion par exemple).

Etre organisé vous permettra de ne rien oublier et surtout de rester zen !

Je vous conseille de réaliser des checklists pour les préparatifs, mais également une pour le jour J et une pour l'après salon.

N'oubliez pas dans votre stratégie de vous demander : Quel est votre point fort ? Quelle est votre différence ? Comment aller vous capter l'attention de vos visiteurs ? Comment allez-vous les recontacter ? Quelle expérience client souhaitez-vous leur offrir ?

5- Communiquer sur votre présence à l'évènement

Promouvoir votre participation au salon professionnel, avant et après l’événement, contribuera à susciter l’enthousiasme et à donner envie aux gens de venir visiter votre stand.

- Si vous avez un fichier avec vos clients existant invitez les au salon professionnel et faites leur savoir que vous y exposerez. C'est un excellent moyen pour créer du lien avec eux et pour créer un bouche-à-oreille dans leur entourage.

- De la même façon, établissez une liste des clients potentiels que vous souhaitez inviter au salon professionnel. Il peut s’agir de personnes travaillant dans un secteur similaire ou de personnes qui, selon vous, pourraient bénéficier de vos produits ou services.- Communiquez également sur vos réseaux sociaux et sur des groupes de discussion de la région de l'évènement. - Pensez également à informer les commerçants et professionnels de votre secteur qui peuvent être interressés à titre personnel, mais également faire ce bouche-à-oreille local.

- Vous pouvez aussi contacter la presse locale pour diffuser l'évènement et par la même occasion vous mettre en lumière (presse écrite, radio)

6- Anticiper au maximum

Plus vous saurez anticiper les choses, plus vous serez prêt pour le Jour J.

- Imaginez tous les scénarios possibles, positifs comme négatifs, et trouvez les solutions qui seraient les plus appropriées.

- La veille, préparez tout votre matériel dans des boites ou des cabas (plus facile à transporter) que vous mettrez dans votre voiture.

- Le jour J, prévoyez d'arriver en avance (ayez toujours une marge de sécurité)

Vous pourrez faire face à tous les imprévus (qui finalement n'en seront plus) !

Et vous n'aurez plus qu'à profiter au maximum de l'évènement, avec sérénité.

7- Optimiser son stand

Le jour de l'évènement installez votre stand et optimisez-le.

- Il doit être fonctionnel, visible et attractif. Pensez à une décoration homogène et esthétique, ainsi qu'à mettre en lumière certaines zones importantes de votre stand. Mettez en avant votre identité notamment au travers de couleurs de votre branding.

- Installez vos affichages et outils de communications de façon à être facilement lisible et accessible aux visiteurs.

- Pensez à créer une expérience mémorable sur votre stand en générant des émotions : par le goût, le toucher, des odeurs, des effets sonores ou des choses qui attireront l'oeil.

8- Optimiser sa présence

Vous êtes l'élément clé de votre stand !

- Soyez professionnel avec une tenue vestimentaire et un langage adaptés.

- N'ayez pas peur de capter l'attention des visiteurs et de vous présenter (préparer votre pitch en amont).

- Montrez vos compétences commerciales et humaines pour faire la différence.

- Souriez de manière sincère : Vous attirerez à vous les visiteurs proches de votre stand.

9- Recontacter les personnes

- Pensez à récupérer les coordonnées des personnes que vous aurez rencontrées sur votre stand : tombola, jeu concours ou autre. Au préalable, demander leur l'autorisation et préciser comment vous allez utiliser ces informations (RGPD)

- Après l'évènement, recontactez chaque personne dans un délai acceptable (ni trop court ni trop long)

10- Faire le bilanUne fois l'évènement terminé, prenez le temps de faire le bilan :

Quel a été mon budget réel ? Quel chiffre d'affaires ai-je réalisé ? Combien de nouveaux clients, prospects ou partenaires puis-je ajouter à mon fichier de contacts ? Quel produit ou service a eu le plus de succès ? Quel est le moment que j'ai préféré de ce salon ? Qu'est-ce que j'aurai pu améliorer ou anticiper ?

N'oubliez pas, c'est en faisant qu'on apprend !!

Lancez-vous même si vous avez peur, même si vous n'en avez jamais fait, même si cela vous paraît difficile.

Vous gagnerez en confiance en vous et en expérience.

Emilie FAVRET

Sources :

https://objectifvdi.com/